11 elementer i en god pressemeddelelse

Det er vigtigt, at have forståelse for de forskellige elementer der spiller ind, når du skal skrive en pressemeddelelse. For at sikre dig at journalister vil dække historien, bliver du nødt til at overveje, de mange faktorer som spiller ind i forhold til at skabe troværdighed og sikre at historien bliver læst.

Nogle af de elementer der spiller en stor rolle er emnefeltet i e-mailen, overskrift, brødtekst, citater, kontaktinformationer osv. At have styr på de mange elementer hjælper dig med at skabe troværdighed. Vi har lavet en en to-do liste, med gode tips du kan anvende, når du skal skrive en pressemeddelelse.

1. Formatet skal se godt ud

Selve teksten er det essentielle af din e-mail. Hvis journalisten skal bruge tid på at åbne pdf filer eller klikke videre til links, er der stor sandsynlighed for, at din pressemeddelelse ikke vil blive læst. Det er bedst at sende pressemeddelelser uden for mange grafiske elementer, da de ofte ikke passer til alle afsendelseskanaler, og dermed kan ende med at se rodet og grimt ud.

2. Skriv en fængende overskrift

Det første journalisten ser, når en pressemeddelelse popper op i indbakken, er overskriften. Det er derfor nødvendigt at smelte essensen af historien ned til en meget konkret sætning. Det du skriver i emnefeltet vil blive den egentlige overskrift for din historie.

Din overskrift skal skabe nysgerrighed og være spot on. Ved at lave grundigt forarbejde bliver det lettere at indkredse din overskrift. Du skal klarlægge formålet med pressemeddelelsen og undersøge din målgruppe, så du får en klarere forståelse for hvad der skal til for at få din historie ud.

Brug gerne aktive sætninger i emnefeltet og overskriften da det giver et mere konkret og handlekraftigt udtryk.

Lad vær med at skrive pressemeddelelse i emne feltet da det optager værdifuld plads. Journalister kan sagtens genkende en pressemeddelelse, når de ser en.

3. Klar afsender

Gør opmærksom på hvem der er afsender af beskeden. Inkluder virksomhedens navn i afsenderfeltet, så er det nemlig det første modtageren ser. F.eks "Fra Peter Jensen - virksomhed X"

Du kan også skrive din virksomheds navn i emnefeltet efterfulgt af kolon og emneteksten. F.eks “virksomhed: “Denne historie vil feje benene væk under dig”. Det mest almindelige er dog, at man får indsat virksomhedens logo i emailen. Planen er at skabe en langsigtet dialog med journalisten, og her spiller tillid en stor rolle.

4. Fang opmærksomheden

Når journalisten åbner e-mailen, skal vedkommende se overskriften igen med fed skrift (samme tekst som i emne feltet). Du skal med det samme fange læserens opmærksomhed ud fra to til tre fængende linjer, hvor du udfolder historien.

Hav de fem Hv-ord i baghovedet under processen. Hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor. Din undertekst skal i sidste ende kunne forbindes med de facts og perspektiver eller udtalelser du senere vil uddybe i brødteksten. Hvis du får essensen af historien med i starten, vil journalisten i højere grad være motiveret til at læse videre.

5. Gentagelser i introduktionen

Du kan nemt føle at du allerede har fortalt historien to gange, først i overskriften og derefter igen i underteksten. Hvilket kan få mange til at beskrive baggrunden for historien i starten af brødteksten. Det et et absolut no-go!

Du er nødt til at gentage den vinkel historien er præsenteret i, men på en beskrivende måde.

Her er et eksempel fra Ford: "En meget speciel bil, med en meget speciel historie, er i dag blevet lanceret i seks storbyer, på fire kontinenter rundt om i verden. Den nye Ford Mustang er en moderne, skarpskåret fortolkning af en ægte klassiker - tilsat avanceret teknologi og en ydeevne der er en Mustang værdig”.

Du skal ikke blive tabt i lange beskrivelser. I det ovenstående eksempel kunne forfatteren sagtens blive fristet til at skrive om de eksklusive omgivelser som for eksempel bilens prangende lak osv. Men vedkommende har holdt sig inden for rammerne af, hvad der er relevant for modtageren, hvilket skaber en mere overbevisende tone i budskabet.

Hvis du starter ud med at påpege diverse udsagn som kan være fængende, men det er vigtigt at du har beviser for dine påstande, og at der er en reel historie bag som for eksempel: "X kvinder går til Y hvert år, viser nye tal fra Z - “en dramatisk trend”, udtaler Hanne Olsen. Eller “Københavnerne foretrækker kaffe og kage til morgenmad.” Med udsagn som disse vil journalisten hurtigt undre sig over, om der er nok indhold til at udgive historien som en nyhed. Hvor er beviserne? Her er det vigtig at give dem et klart og tydelig svar.

6. Citater

Citater spiller en central rolle i pressemeddelelser, da de er med til at skabe indlevelse. Citater giver mulighed for at udtrykke følelser hvilket gør læsningen lidt mere spændende.

At citerer en person, der har autoritet i den branche du beskriver, øger historiens troværdighed. Du kan også inddrage citater fra andre som har oplevet noget lignende din historie. Det tilføjer kontekst og sammenhæng.

Vær sikker på at citatet har et personligt touch og at der er en virkelig person bag. Glem ikke at at indsætte anførselstegn, når du citerer nogen.

7. Forklar ud fra baggrundsviden

Du kan fortsætte historien med mere detaljerede facts eller baggrunden for din historie efter det første citat og eventuelt indkludere et citat mere.

Skriv historien ud fra et bredt perspektiv. Men husk at være konkret og målrettet. En tommelfingerregel er, at en pressemeddelse ikke må være længere end én side, hvis den bliver længere, mister du journalistens opmærksomhed.

For at gøre det lettere for journalisten at skimme teksten skal du sikre, at din pressemeddelelse er let at læse med korte afsnit og underoverskrifter.

Dine underoverskrifter skal være skarpe informative udsagn, så læseren får en ide om historiens indhold, og dermed hvad der kan forventes.

Pressemeddelelsen fra Ford indeholder for eksempel underoverskriften, "Smart teknologi”. En journalist som interesserer sig for teknik og biler, vil straks dykke ned i historien.

8. Glem ikke at opfordre til handling

Det er en rigtig god ide at give noget til læseren, det kan være ekstramateriale osv. Tilbyd ekstramateriale for at hjælpe journalisten med hurtigt at finde uddybende information. Dette kan for eksempel være et link til mere information, en video som dokumenterer din historie, en invitation til et pressemøde osv. Uanset hvad så tilbyd noget ekstra som er direkte relateret til din nyhed.

9. Tilføj en boilerplate

Der skal altid være en standard boilerplate i bunden af pressemeddelelsen. Her skal det fremgå hvilke slags organisation der er tale om, størrelse, antal ansatte og branche. Inkluder gerne tre til fire sætninger om din virksomhed med et link til jeres hjemmeside. Sørg for at beskrivelsen af virksomheden er så enkel som muligt. Oversæt gerne din boilerplate til det lokale sprog så journalisterne slipper for at gøre det.

10. Kontaktinformation

Journalisten skal altid vide hvem de kan kontakte, hvis der skulle opstå spørgsmål eller hvis journalisten skulle ønske et opfølgende dybdeinterview. Indkluder dine kontaktinformationer i bunden af din pressemeddelse.

Hvis du har citeret en ekspert i din pressemeddelelse, bør du også videregive ekspertens kontaktoplysninger.

11. Inkluder visuelt materiale

Billeder, videoer, præsentationer blandt meget andet skaber en ekstra dimension til pressemeddelelsen og dermed også hvordan den vil blive opfattet. Det visuelle indhold skal være af høj kvalitet, hvis du ønsker, at journalisterne skal bruge det.

Vedlæg gerne billeder i høj opløsning som er klar til at blive udgivet med det samme. Indsæt links til billeder i slutningen af din pressemeddelelse, og sørg for at uploade billederne, så de nemt kan hentes ned af journalisterne via et link.

Følg disse forslag og du vil få succes med din pressemeddelelse. Få mere af vide ved at downloade vores serie om at mestre pressemeddelelser.